出張に出張伺い書は必要？使い方や注意点とメールでの報告の仕方についてもご紹介
ビジネスマンは仕事で出張に行くことがあります。出張に行くためには様々な準備を進めていかなければいけません。その中でも初めに上司へ報告するために作成される書類が出張伺い書です。
「出張伺い書って何を書けばいいの？」「出張伺い書って本当に必要なの？」というような疑問を持っている方へ、出張伺い書の必要性や作成方法などをご紹介いたしますので、是非参考にしてください。
出張伺い書の使い方や必要性について
出張伺い書は、「何のために出張へ行くのか」「経費はどのくらいかかるのか」「出張のスケジュール」をまとめた書類で、出張が決まると作成し、上司へ提出する書類です。
上手にまとめる事で、上司からの評判も上がり、今後のスキルアップにも繋がります。反対に、もし書類に不備などがあった場合は、仕事への意欲が感じられないと捉えられてしまい、評価が下がってしまう事もあります。
出張伺い書の必要性
メールで報告・申請できる？
メールで出張伺いを報告する事は可能です。ですが、会社によってはメールではなく書類で提出と決められている場合もありますので、確認が必要となります。
メールで報告する場合の報告内容例
- 申請者氏名（部、課なども記載）
- 出張日（〇年〇月〇日～〇年〇月〇日まで）
- 同行者（同行者がいる場合は氏名を記載）
- 出張の目的
- 出張中の予定（出張のスケジュールを細かく記載）
出張伺い書を作成する前に…
出張伺い書を作成する前に、事前に出張にかかる費用を計算しておく必要があります。出張に使う交通費や、取引先に渡す手土産代などはネットで検索したり、電話で問い合わせをする事も可能です。
電車やバス、タクシーなどの交通機関を使用する場合は、目的地へ予定時間までに到着できるような交通機関を選択し、それぞれ一番安く利用出来る方法を調べておくと会社側からの評価も上がります。出来れば、バスや電車を利用して経費を最小限に抑えましょう。
出張伺い書の記載項目について
出張概要について
出張者氏名、出張先、出張期間、同行者を記載しましょう。出張日については、【〇年〇月〇日～〇年〇月〇日まで】のようにいつから、いつまで出張するのかを記載しておきましょう。
出張の目的について
「新製品○○○の販売について○○地区へ○○を確認するため」など、出張が必要な理由を簡潔にまとめましょう。いくつかある場合は、箇条書きにすると読みやすくなります。
出張スケジュールについて
〇月〇日
出発：〇時〇分
○○訪問：〇時〇分
○○訪問：〇時〇分
帰社：〇時〇分
のように、1日の流れを記載していきましょう。最後に、帰社時間を記載しておくことも忘れないようにしましょう。
出張費用について
往復旅費：〇○○円
宿泊費用：○○○○円
手土産代：○○○〇円
会食費 ：○○○○円
など、出張にかかる費用について詳しく記載しましょう。
出張費用記載の注意点
会社とは関係のないお土産購入代や、出張中の食費（取引先との会食は除く）などは経費として利用する事ができません。経費として使用できるかどうか、あらかじめ経理の方などに確認して作成する事をおすすめします。
出張中にかかった費用については、領収書またはレシートを残しておきましょう。内訳がわかるレシートを用意しておきましょう。
提出はできるだけ早く
出張伺い書は、出張が決まってからすぐ作成をはじめ、出来上がったらミスが無いか一通り確認してできるだけ早く提出しましょう。会社によっては、出張〇日前までに提出と決められている場合もありますので、期限はきちんと守るようにし、万が一提出が遅れてしまう場合は、早めに遅れる旨を上司に伝え、遅くても出張日3日前には提出できるようにしておきましょう。
出張伺い書によくある質問
出張交通費について
【質問】
出張の際の交通費について何も聞かされていません。出張伺い書に出張にかかる交通費は記載しておいても良いのでしょうか？
【答え】
歩いて行けるほど近い場所の場合は、交通費はかかりませんので【交通費：0円】と記載しておくか、費用がかからない項目に関しては記載しなくても大丈夫です。車で30分以上かかるような場所へ徒歩で行くことは難しいでしょう。その場合は上司へ、【目的地まで〇㎞かかる】のように、「これくらいの距離があるから、交通機関を経費で使用する事は可能でしょうか？」のように確認が必要です。
出張中の食費について
【質問】
出張中の食費に関して、会社に負担してもらう事はできますか？外食となると費用がかかるので、できれば出してもらいたいのですが…
【回答】
基本的に、出張時の食費は会社が負担する必要はありません。飲食代は、経費として計算する事ができない為、従業員負担としている会社が多いです。会社によっては、出張手当や日当の中に食事代を含めている場合もありますので、確認してみましょう。
出張伺い書の記入方法について
【質問】
私の会社では、出張伺い書はあらかじめひな形が印刷されており手書きで記入していくシステムなのですが、鉛筆書きでも大丈夫でしょうか？
【回答】
通常、書類に記入する際はボールペンなど消せないペンで記入します。会社がOKなのであれば大丈夫ですが、基本的にはボールペンを使用するようにしましょう。
