請求書の発行時に必要な項目や書き方と基本情報を解説・トラブル回避策の説明
会社から取引先に請求書を送る時、宛先や内容を間違えないようにするのは当たり前ですが、それ以外にもいくつかマナーがあります。請求書のマナーに関して、以下のような点を中心に解説いたします。
- 請求書とは
- 請求書の書き方
- 請求書の送り方（郵送、それ以外）
- 請求書を受領する際にすべきこと
- 請求書にまつわるトラブル
請求書とは
請求書は、会社や個人がビジネスで販売した商品やサービスに対する支払いや報酬を求める文書のことです。請求書には、支払い額だけでなく、請求日、支払い期限、振込先など、支払ってもらうのに必要な事項を記載します。
記載するべき事項はいくつかありますが、正式なルールは存在しません。よく利用されるテンプレートはあるものの、法律では決まっていないので、自社や個人で作成したものを使用しても問題はありません。
ビジネスにおいて、口約束はトラブルの元になりますので、請求書や受領書など書面で残しておくと良いでしょう。
他の書類との違い
ビジネスにおいて、『○○書』と呼ばれる文書はいくつか存在します。他の文書と請求書と何が違うのか押さえておきましょう。
見積書
会社や個人が販売したい商品やサービスに興味を持ってくれた顧客、取引先に、「契約したらどのくらいの金額がかかるか」を事前に提示するための書類です。契約する前の書類なので、法的な効力はありませんし、材料や原料の価格変更に伴って、見積もり金額も変更になる場合があります。
意味の薄い書類に思えますが、契約前に概算でも契約金額は把握しておきたい、という顧客は多いため、見積書は一般的に発行することが多いです。
契約書
契約書は仕事をしていなくても、馴染みのある言葉でしょう。契約書は法的な効力を持っている書類で、見積書や請求書とは大きく異なります。一般的によく利用される契約書は建物の売買契約、賃貸借契約、電話やインターネットサービスの契約などです。
発注書
発注書は何かのサービスや商品購入の申し込みをするときに使用します。発注書を出しても、相手側から承諾がない限り、その発注（注文）は成立しません。相手側の承諾を証明する書類として、注文請書や契約書が使用されます。
納品書
ある仕事を請け負ったら、納品しなければなりません。サービスの提供や商品を作成をして納品する場合に、一緒に提出するのが納品書です。仕事を依頼した側は、成果物と納品書を受け取り、検収します。修正がある場合には、修正依頼をし、問題がなければ受領します。
請求書の書き方
請求書の形式はきまっていませんが、必須項目と記載しておくと良いものがあります。
必要な５項目
必要な項目は以下の５つです。
- 請求者（書類作成者）の氏名、会社の名称
- 取引年月日
- 取引内容
- 取引金額（税込金額）
- 書類の交付を受ける事業者の氏名や名称
それぞれの注意点やポイントを説明します。
請求者（書類作成者）の氏名、会社の名称
誰（どこの会社）が請求書を作成したのかを記載します。書類の正当性を明らかにするため、社判や担当者もしくは上司の印鑑を押す場合もあります。企業の場合は企業名、担当部署、担当者名、連絡先などを記載します。
取引年月日
いつ書類が発行され、取引されたのかがわかるように取引年月日は必ず入れましょう。西暦、和暦、どちらを用いても構いませんが、取引先の他の書類に揃えると親切です。
取引内容
何の商品やサービスに対して、請求しているのか明確にしておく必要があります。商品名、単価、個数、サービス内容、合計などを具体的に記載します。
取引金額（税込金額）
請求金額は必ず記載しなければ意味がありません。消費税は別に記載し、最後に合計金額を書いておくと支払いの内訳が明確になります。消費税が課されない取引や源泉徴収の対象となる取引の計算は注意が必要です。
書類の交付を受ける事業者の氏名や名称
請求書を誰（どの会社）宛に送るのかも明記しておきます。請求書の発行業務は一時期に集中して行われることが多いので、宛先を間違わないように注意して作成するようにしましょう。
記載しておくと良い５項目
先ほどの5項目は請求書を作成する上で欠かせない項目でしたが、以下は記載しておくと良い項目です。
- タイトル
- 請求番号
- 振込期限
- 振込先口座
- 振込手数料の負担について
それぞれの注意点やポイントは以下の通りです。
タイトル
何の請求書かわかるようにタイトルを入れておくと良いでしょう。商品がたくさんあり、取引先も多い場合、他の書類と混同してしまうことがあります。ミスをしないように、わかりやすいタイトルをつけると良いでしょう。
請求番号
請求番号を記載しておくメリットは、取引先から問い合わせがきた時に番号があると確認しやすいということです。また、自社が発行する請求書が多い場合は文書を管理するのにも役立ちます。一枚ごとに違う番号を振っておくのがポイントです。
振込期限
期限がかかれていないと、相手がいつ振り込んでも良い、と思い、支払いが先延ばしになりがちです。請求する側がいつまでに振り込むように、と期限を設けることで支払い側も意識して期限までに支払いに応じます。
期限を過ぎても支払われていない場合は、取引先に再請求したり、延滞利息などを課すこともできます。
振込先口座
取引先がどの口座に振込めばいいか請求書を見ただけでわかるようにしておけば、大変親切です。複数の口座があり、どの口座に振り込んでもらっても構わないという場合は、複数の口座名や番号を記載しておくと良いでしょう。
銀行名や支店名だけでなく、銀行コードと支店コードも合わせて明記しておくと相手側の経理が処理しやすいので、丁寧な請求書だと思われます。
振込手数料の負担について
トラブルになりやすい点でもあるため、振込手数料はどちらが負担するかを明記するようにします。契約時に振込手数料の負担がどちらになるかを話しておくと、トラブルを避けられます。
請求書の印鑑について
請求書の作成部分で、請求書を発行する会社の社判を押す場合がある、と前述しました。法律的には印鑑は押しても押さなくてもどちらでも良いのです。
請求書に印鑑があると、その会社が確実に発行したものだという証明になり、偽造されにくくなります。捺印していると、偽造のリスク回避にもなるため、捺印しておく方が無難でしょう。
請求書の送り方
請求書は一般的に郵送します。場合によってはメールやFAXで送ることもありますが、それは一時的なもので、後から原本を郵送するケースがほとんどです。請求書は金銭が絡む重要な書類であるため、『原本だけが有効』とした方がトラブルになりにくいと考えられています。
請求書はA4サイズで作成することが多く、三つ折りにして封筒に入れて郵送します。文字が書いてある部分が封筒の窓（透明な部分）から見えないように内側に三つ折りします。封筒から書類を出して開けた時に請求書の表題が見えるように折り、右側を上にして封筒に入れるのがマナーとされています。
請求書を受領した際にすべきこと
これまで請求書を作成する側の注意事項を説明してきましたが、請求書をもらう側になった場合に注意することもあります。請求書が会社に届いたら、まず内容を確認します。契約金額、内容に相違がないかをしっかりと確かめます。
請求書だけ先に受領し、商品やサービス、成果物をまだ受け取っていない場合は注意が必要です。取引先が悪質だった場合、そのまま商品が届かない場合もあります。よく知っている取引先が請求書だけを先に送ってきた場合には、何らかの事情があるのかもしれません。悪質と決めつけず、担当者に確認を取りましょう。
請求書にまつわるトラブル
請求書は金銭の授受に関する書類なので、トラブルが起きる可能性を秘めています。請求書にまつわるトラブルを以下で説明しますので、請求書を扱う際には気をつけましょう。
請求書送付側
請求し忘れ
送付する際のトラブルで多いのが、請求書を作成、郵送し忘れていた、というケースです。請求漏れがあった場合、契約上請求すべき正当な理由や権利があれば、取引先に事情を説明して、後から支払い請求をすることができます。
ただし、時効制度（商法第522条）があり、代金を回収できる期間が決まっているため、時効を過ぎれば請求できなくなります。
請求金額の間違い
請求書を発行したのちに内容が間違っていることに気づいた場合、相手側が振り込む前に早めに連絡することが肝心です。請求書の再発行で対応してくれる場合、直ちにお詫び状と正しい請求書を郵送しましょう。普通郵便ではなく、速達郵便を利用することをおすすめします。
すでに相手側が間違った金額で多めに振り込んでしまっていた場合は、次回の請求分と相殺する対応で良いかを相手側に確認します。相手側が返金を求めてき場合や単発の取引の場合は返金処理をおこないます。
請求金額や内容を間違える、ということは信用問題にも関わってきますので、請求書を郵送する前に細部まで確認することが大切です。それでもミスをしてしまった場合は迅速に適切な対応をすることが重要となります。
請求書受領側
支払い期日までに支払いができない
請求書を受領してから、振込期日までに全額振込ができない場合は早めに請求相手に連絡します。振込期日までに支払える金額と残りの入金予定日を伝えて、分割で対応してもらえるよう依頼します。分割対応の承諾を得た場合は、分割した生キュ書を改めて発行してもらう必要があります。
振込先の相手が廃業
振込先が自己破産や廃業してしまった場合、担当者と連絡がつかず、振込口座も凍結されている、ということがあります。請求書を受領した側は支払いたくても支払えないという状況になります。この場合、『供託』という手段をとることができます。供託とは、本来受領すべき相手以外に寄託することで、支払い義務を消滅させることができる手段のことです。契約内容に応じた供託所に寄託したり、オンライン供託システムを利用したりすることで対応します。
請求書作成時のポイント５つ
- 請求書とは、商品やサービスを納品後、相手側に支払いを催促する書類のことである
- 請求書に決まった形式はないが、必須の５項目は入れるようにする
- 請求書は原則として郵送で相手側に届ける
- 請求書は金銭の授受に関わる書類でトラブルが起こりやすいので、発行元の捺印があるとよい
- 請求書にまつわるトラブルもいくつか存在するので、ミスがないように気をつける
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