退職証明書のもらい方と何に使う？発行や注意点についてと離職票との違いとは？

何らかの要因で会社を退職する方は少なくありません。転職や結婚、一身上の都合であったり、今の時代は特に退職が昔よりも身近になっている傾向にあるでしょう。そんな退職をする場合、雇用主が退職証明書を出す必要に迫られます。

雇用主側だった場合、退職証明書はどのような内容で作ればよいのでしょうか。退職証明書の書き方やテンプレートについて解説していきます。

退職証明書とは？

退職証明書とは何なのでしょうか。退職証明書は、その名の通り退職を証明する書類なわけですが、離職表と混合されることが少なくありません。退職証明書は中途採用された社員が新たな転職先から退職証明を求められた時に発行するものです。

前職の会社を辞めていないのにも関わらず雇用するなどした場合、現雇用主に被害が及びます。退職証明書を出すことにより、確かに自らの会社に在籍していることを証明する、そのような働きをもつ書類です。

離職表は退職者が雇用保険における失業給付を受けるために必要となる書類です。この辺りを混合しないよう、求められたら退職証明書を提出するようにしましょう。

退職証明書は、堅苦しいイメージがあるかもしれませんが、実はこれといったフォーマットが公的に定められているわけではありません。書き方に決まりがなく会社、退職者同士で決められています。

退職者が元いた会社に求める書類であることから退職者が記載してほしい…という項目を無視して作成することはできません。相手が要求していない関係のないこと、退職者が不利になるような情報などを記載した場合はクレーム、またさまざまなトラブルが起こりかねません。

退職証明書を作成した後は、必ず退職証明書を求めている退職者にチェックしてもらう必要があるといえるでしょう。

退職証明書を作成する場合、必要最低限これだけは記載した方がよいという項目をいくつか解説していきます。まず大きく「退職証明書」という項目を記載します。その下に、退職者の名前を記載する欄をつくりましょう。「氏名–殿」といった項目だと丁寧です。

下部に「以下の事由により、貴殿は当社を退職したことを証明します。」という文字を記載。退職者の現住所に生年月日、入社日、退職日を記入できる欄を作ります。最後に、大きな欄にて「退職理由」を記載できるところを作りましょう。

退職理由については自己都合によるためなど、相手から支持があった場合のみに記載します。勝手に自分の都合でいろいろと記載しないように注意するようにしましょう。

基本的に、退職証明書は退職者から求められた場合は発行しなければいけません。退職者と何らかのトラブルがあった会社の場合、なかなかその求めに応じたくないという気持ちが働くかもしれません。

退職証明書は退職者から求められた場合は発行義務があります。そういった状況で私情を挟むことは許されず、結果的に拒否できないのです。発行を促しているのに対応しない日々が続いた場合、発行義務を放棄していると見なされることもあります。

労働基準法違反となるため、30万円以下の罰金が科される可能性があるので注意が必要といえるでしょう。退職証明書を発行する義務は2年間となっており、退職者が二年以上前に退職している場合だけは拒否権がありますので覚えておきましょう。

退職証明書は比較的事由に作ることができますが、必須項目だけは外すことはできません。手作りで作った退職証明書が無効となる…という手間のかかる事象が起きないとも限りません。退職証明書のフォーマット通りに作成されているテンプレートを利用すると便利でしょう。

使用期間や業務種類、地位、賃金、退職理由などを記載してある退職証明書のフォーマットは必ず活用することができます。テンプレートは無料ダウンロードできる場合が多く、退職証明書の英語にも対応している業者もあるので便利です。

ほかにいろいろな記載事項が必要であった場合は、それらをアレンジするだけ。退職証明書の作成に困っている方は退職証明書のテンプレートを利用してみてはいかがでしょうか。

退職証明書の発行を求められた場合、ほとんど場合が義務として扱われているものです。退職証明書は厚生労働省のホームページでもダウンロードをすることが可能です。

あまり考え込み過ぎるのではなく、退職証明書をテンプレートなどを利用して即日終わらすようにしましょう。早さも、トラブル回避のポイントになってくるのではないでしょうか。